Umstellung auf ein hochmodernes CMS und Optimierung der Lokalisierungsworkflows mit Phrase TMS

Vista ist der Design- und Marketingpartner von Millionen Kleinunternehmen auf der ganzen Welt. Seit mehr als 20 Jahren lässt sich das Unternehmen von Kleinunternehmen inspirieren und arbeitet unablässig daran, ihnen Lösungen für ihre sich ständig wandelnden Anforderungen zu liefern. Mit „VistaCreate“, „99designs by Vista“ und „VistaPrint“ stellt Vista seinen Kunden ein umfassendes Angebot für Gestaltung, digitale Medienerstellung und Druck zur Verfügung. Es ermöglicht auch kleinen Unternehmen, sich sowohl digital als auch in physischen Medien überzeugend zu präsentieren und ihre Ziele zu erreichen.

Herausforderung

Integration von Inhalten in das Übersetzungsmanagement

Vista ist in 23 Märkten aktiv und stellt seine Website in 13 Sprachen zur Verfügung. Die Lokalisierung ist ein wesentlicher Aspekt des unternehmerischen Erfolgs. Als Vista beschloss, seinen Technologie-Stack zu modernisieren und leistungsstärkere und effizientere Technologien einzuführen, stand das Unternehmen vor einer Herausforderung: Contentful – das neue Content-Management-System (CMS) – war nicht vollständig kompatibel mit den bislang verwendeten Translation-Management-Systemen (TMS). Insbesondere bot der TMS-Anbieter keinen Standard-Konnektor für Contentful an. Daher suchte das Lokalisierungsteam von Vista nach einem neuen TMS, das sich nahtlos in das neue CMS integrieren lassen sollte.

Aber dabei blieb es nicht. Insgesamt arbeiten weltweit mehr als 7.000 Mitarbeitende für das Unternehmen in Teams, die unterschiedlichste Technologien verwenden, auf Repositorys verschiedenster Art zugreifen müssen und unterschiedliche Workflows nutzen. Dementsprechend sollte das neue TMS dieser komplexen Wirklichkeit gerecht werden.

Lösung

Phrase TMS und seine sofort einsatzbereiten Konnektoren

Das Lokalisierungsteam von Vista prüfte sorgfältig mehrere Optionen, nahm einige in die engere Auswahl und entschied sich schließlich für Phrase TMS. Die kostenlose einmonatige Testphase von Phrase TMS ermöglichte es Vista, alle Anwendungsfälle durchzuspielen und auf dieser Grundlage eine fundierte Entscheidung zu treffen. Das Fazit war eindeutig: Der sofort verwendbare Konnektor zu Contentful und die grundsätzlich sehr einfache Anbindung an verschiedene Repositorys machten Phrase TMS zur besten Option für Vista.

Anstatt viel Zeit mit der Konfiguration zu verbringen, konnten die Teams durch einfaches Anklicken einer Schaltfläche und Eingabe ihrer Anmeldeinformationen die Verbindung zu Contentful herstellen. Dementsprechend schnell konnten Phrase TMS und Contentful integriert werden.

Vista hat inzwischen alle zu übersetzenden Inhalte nach und nach aus den beiden vorher verwendeten Übersetzungsmanagementsystemen in Phrase TMS übertragen und die Umstellung vollzog sich reibungslos. Ein gutes Beispiel war die Erfahrung der internen Teams, die Sitecore als CMS verwendeten: Sie hatten aufgrund der bisherigen, komplexen und nicht immer befriedigenden Erfahrungen mit Sitecore-Konnektoren zunächst Bedenken beim Wechsel auf ein neues TMS. Die Migration zu Phrase TMS verlief dann aber so reibungslos, dass die Teams sich nach eigener Aussage gewünscht hätten, dass der Wechsel früher erfolgt wäre!

Vorteile

Einfache und effiziente Arbeitsabläufe

Die Flexibilität und die Benutzungsfreundlichkeit von Phrase TMS überzeugten nicht nur das Lokalisierungsteam von Vista, sondern auch die internen Teams und die zuarbeitenden Sprachdienstleister.

Projekteigner sparen Zeit dank der Zendesk-Integration

Die größte Zeitersparnis bei Vista ergibt sich durch die Automatisierung der Übersetzungsworkflows für die Support-Plattform Zendesk – insbesondere auf Seiten der internen Kunden. Vor der Einführung von Phrase TMS mussten alle Inhalte manuell eingereicht werden. Aber nun müssen sich Projekteigner nicht einmal mehr manuell beim TMS anmelden. Sie markieren einfach die Artikel, die sie übersetzt haben möchten.

Erhöhte Benutzungsfreundlichkeit für Redakteure und Übersetzer

Die für Vista tätigen Sprachdienstleister (mehr als 50 freiberufliche Übersetzer) mussten früher ein VPN nutzen, um auf die beiden vorher genutzten Übersetzungsmanagementsysteme zugreifen zu können. Dementsprechend oft musste die IT-Abteilung in Anspruch genommen werden. Dank Phrase TMS gehört diese Komplexität der Vergangenheit an, da es sich hier um eine Cloud-basierte Lösung handelt.

„Dass wir für die Anbindung der Übersetzer auf ein VPN verzichten und nun eine cloudbasierte Schnittstelle setzen können, hat auch die Arbeitserfahrung unserer Sprachanbieter erheblich verbessert“, erläutern Alexander Ekhilevskiy und Annalisa Barbaglia.

Erhebliche Verbesserungen bei den Projektdurchlaufzeiten

Vista hat mit seinen internen Stakeholdern ein Service-Level-Agreement (SLA): Jeder Übersetzungsauftrag mit weniger als 1.500 Wörtern wird innerhalb von zwei Werktagen bearbeitet. Dies war auch schon vor dem Wechsel zu Phrase TMS der Fall.

Die Einbindung verschiedener Repositorys in das TMS ist jedoch dank der Benutzerfreundlichkeit und der einfachen Verbindung mit Phrase TMS viel einfacher geworden. Früher war viel Zeit für die Konfiguration erforderlich, da Teammitglieder sich bei verschiedensten Problemen (zum Beispiel Import bestimmter Dateitypen, Erstellung von Vorlagen, Filtern, Widgets) an das technische Support-Team des damals verwendeten TMS wenden mussten. Mit Phrase TMS kontrollieren sie die entsprechenden Prozesse nun vollständig und können alle erforderlichen Arbeiten selbst erledigen. Dadurch wurden die Durchlaufzeiten verkürzt und Aufträge können nun oft schon innerhalb eines Werktages abgeschlossen werden.

Schlussbemerkung

Auf die Frage, welche Funktionen von Phrase TMS Vista am häufigsten verwendet, erwähnen Alexander und Annalisa das Projektmanagement und dessen Benutzeroberfläche, die Automatisierte Projekterstellung (APC) sowie die Widgets. Auch schätzen sie die Möglichkeit, gegebenenfalls alle Jobs gleichzeitig öffnen zu können. Abschließend betonen sie, wie sehr sie die technische Unterstützung durch Phrase TMS schätzen:

„Das Support-Team von Phrase möchten wir besonders hervorheben, da es stets blitzschnell reagiert, hilfsbereit ist und uns proaktiv bei der Lösung unserer Probleme unterstützt.“

GENUTZTE FEATURES

Key Phrase TMS Features, die Vista bei der Lokalisierung in großem Umfang helfen