Ein moderner, müheloser Workflow für einen großen japanischen Sprachdienstleister

Honyaku Center wurde 1986 als auf medizinische Übersetzungen spezialisierter Sprachdienstleister gegründet. Seit der Gründung ist das Unternehmen ständig gewachsen und bietet heute Sprachdienstleistungen in den Bereichen Industrie, Patentwesen und Finanzen an. Heute gilt Honyaku Center als das größte Übersetzungsunternehmen Japans. Mit der Vision, als „Sprach-Concierge“ seine Kunden mit der ganzen Welt zu verbinden, unterstützt Honyaku Center eine Vielzahl von Unternehmen mit Sprachdienstleistungen bei der weltweiten Expansion.

Herausforderung

Eliminating inefficiencies and meeting specialized needs

Vor der Einführung von Phrase TMS nutzte Honyaku Center eine Vielzahl von computergestützten Übersetzungstools (CAT-Software) anderer Unternehmen. Obwohl diese Tools umfangreiche Funktionen boten, waren sie in der Regel mit Funktionen überfrachtet und dementsprechend schwer zu verwenden. Auch war es schwierig, für jedes Projekt erst einmal die „richtige“ Software auszuwählen; dies erforderte eine gründliche Kenntnis der Funktionen der einzelnen Produkte. Infolgedessen konnten die Benutzer im Unternehmen nicht die bestmöglichen Ergebnisse mit den verwendeten Tools erzielen. Dieses Problem war besonders für externe Benutzer bedeutsam, beispielsweise für die bei Honyaku Center registrierten freiberufliche Übersetzer.

Ineffizientes Projektmanagement war eine weitere Quelle der Frustration für das Unternehmen. Der Dateiaustausch und die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten erfolgte überwiegend per E-Mail. Dementsprechend schwierig war es für Projektmanager, den Projektfortschritt zu verfolgen und auf Situationen zu reagieren, die schlimmstenfalls zu verpassten Deadlines führen konnten. Eine weitere unerwünschte Folge dieser Arbeitsweise war, dass Dateien bei Bedarf manuell von einem Teammitglied an ein anderes geschickt werden mussten, was zu Verzögerungen im Projektablauf führen konnte (wenn beispielsweise jemand die falsche Datei an eine E-Mail angehängt hatte).

Überdies hat Honyaku Center als Unternehmen spezifische Anforderungen, die sich nicht mit allen marktgängigen Lösungen erfüllen lassen. Aufgrund der Natur der Kundenprojekte und der betreuten Branchen spielt bei den von Honyaku Center durchgeführten Aufträgen Informationssicherheit eine zentrale Rolle. Dateien und Ordner erhalten grundsätzlich Namen in japanischer Sprache, was zu Textcodierungsproblemen führen kann. Weiterhin können Dateien in Projekten sehr groß sein und lassen sich dann nicht in jeder Software problemlos öffnen.

Lösung

Phrase TMS—the fully featured, all-round solution

Als Honyaku Center nach neuen Lösungen für die genannten Probleme suchte, war Phrase TMS schnell ein führender Kandidat. Letztendlich entschied sich das Unternehmen für Phrase TMS, weil diese Lösung einfach zu bedienen ist und alle erforderlichen Funktionen mitbringt. Ein weiterer Pluspunkt für Honyaku Center war, dass Phrase TMS konsequent Cloud-basiert ist, was bei den meisten zu dieser Zeit gängigen Übersetzungsmanagement-Lösungen nicht der Fall war.

Als dann die Benutzer im Unternehmen mit dem produktiven Einsatz von Phrase TMS begannen, traten andere Vorzüge von Phrase TMS in den Vordergrund.

Große Flexibilität

Phrase TMS unterstützt die in Unternehmensumgebungen üblichen Dateiformate wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint. Auch verfügt Phrase TMS über einen ausgewogenen Funktionsumfang. Hierzu gehören die Analyse der Dokumente vor der Übersetzung (ein Muss für Projektmanager), Funktionen zur Verwaltung von Translation Memorys und Glossaren sowie die Möglichkeit, während der Übersetzung Kommentare hinzuzufügen.

Intuitive Benutzungsoberfläche

Da Projektmanager in der Regel mehrere Projekte gleichzeitig betreuen müssen, ist es wichtig, dass ihnen hierfür eine intuitive, einfach zu bedienende Oberfläche zur Verfügung steht. Auch in dieser Hinsicht stellte sich Phrase TMS als ideales Werkzeug heraus. Dasselbe gilt für die Übersetzer: Sobald sie Phrase TMS öffnen, steht ihnen eine aufgeräumte Arbeitsumgebung mit allen benötigten Funktionen zur Verfügung.

Umfassender Support

Als Honyaku Center mit dem Rollout von Phrase TMS begann, stießen Benutzer auf Probleme mit japanischen Ordnernamen und sehr großen Dateien. Das motivierte Support-Team von Phrase TMS konnte diese Probleme in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen lösen.

Keine Kompromisse bei der Datensicherheit

Vor der Einführung von Phrase TMS war es für die Mitarbeiter von Honyaku Center oft am bequemsten, Projektdateien in Form von E-Mail-Anhängen auszutauschen. So konnten die Dateien auch externen Übersetzern und Korrektoren zugänglich gemacht werden. Der Workflow von Übersetzungsprojekten gestaltet sich jedoch weit effizienter, wenn Projektdaten in der Cloud gespeichert werden und es bei der Übergabe eines Jobs vom Übersetzer an den Korrektor keine Verzögerungen gibt. Zunächst gab es bei Honyaku Center Vorbehalte hinsichtlich der Sicherheit einer Cloud-basierten Lösung. Aber das Unternehmen stellte bald fest, dass die Zugriffskontrolle für Projekte und die zugehörigen Daten und die Statusverfolgung für alle Teammitglieder in der Cloud objektiv sicherer ist als bei der Nutzung von E-Mail. Auch dieser Aspekt verschaffte der Entscheidung für Phrase TMS im Unternehmen ein stärkeres Fundament.

Vorteile

Translation and project management in one streamlined workflow

Die Einführung von Phrase TMS ermöglichte es Honyaku Center, die Arbeitsabläufe effektiver zu gestalten. Zunächst wurde Phrase TMS nur für etwa 5 % des gesamten Auftragsvolumens verwendet. Aber die Zahl der internen und externen Benutzer wuchs – und heute werden die meisten Projekte des Unternehmens mit Phrase TMS abgewickelt.

Die Erfahrungen mit Phrase TMS haben auch das Bewusstsein für die Bedeutung von Übersetzungsmanagementsystemen gestärkt. Dazu tragen all jene Funktionen bei, die sowohl die eigentliche Übersetzungsarbeit als auch das Projektmanagement effizienter machen. Hier sind einige der Funktionen von Phrase TMS, die bei Honyaku Center besonders geschätzt werden:

1. Optimierter Arbeitsablauf

Da Phrase TMS Cloud-basiert ist, können die Projektmanager bei Honyaku Center den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen, anstatt manuell bei den Teammitgliedern deren Status anzufragen (und dann auf Reaktionen zu warten). So können sie mögliche Verzögerungen und andere Probleme erkennen und rechtzeitig aktiv werden, bevor sich diese Probleme negativ auf Kundenprojekte auswirken. Auch erleichtert die Verwendung einer Cloud-basierten Lösung den Übergang von einer Projektphase zur nächsten, da die Teammitglieder einander nicht nach jeder abgeschlossenen Tätigkeit erst per E-Mail Dateien senden müssen.

2. Qualitätssicherung und Terminologie-Konsistenzprüfungen

Konsistenz spielt vor allem bei der Übersetzung im Industriebereich eine große Rolle. Der Phrase TMS Editor bietet eine Qualitätssicherungsfunktion (QA), die Quell- und Zielsegmente vergleicht und dabei eine Vielzahl möglicher Fehler zu erkennen vermag. Zu den Problemen, die erkannt und dem Übersetzer zur Prüfung und Korrektur angezeigt werden, gehören fehlende und inkonsistent übersetzte Segmente; nicht übereinstimmende Zahlen in Quell- und Zielsegment, überflüssige Leerzeichen; Fehler bei Formatierungs-Tags; Rechtschreibfehler sowie Begriffe, die abweichend von der Termbank übersetzt wurden.

Bei Honyaku Center konfigurieren Projektmanager diese QA-Funktionen von Phrase TMS in der Regel individuell. Die ihnen zuarbeitenden Benutzer schätzen die Granularität der QA-Einstellungen. Die Qualitätsprüfung kann auch so konfiguriert werden, dass Übersetzer Segmente nicht als abgeschlossen markieren können, solange noch bestimmte QA-Probleme bestehen. Die QA-Funktionalität von  hilft dem Unternehmen, die Qualität und Konsistenz seiner Übersetzungen zu gewährleisten.

3. Nutzung vorhandener Ressourcen

Die Speicherung und erneute Verwendung von Sprachressourcen ist für die Optimierung des Übersetzungsprozesses und die Verbesserung der Übersetzungsqualität unerlässlich. Phrase TMS erleichtert den Benutzern nicht nur das Durchsuchen früherer Projekte, sondern übernimmt deren wiederverwendete Übersetzungseinheiten auch in Echtzeit in das Translation Memory auf. Damit ist gewährleistet, dass während des Übersetzungsprozesses keine Zeit verschwendet wird und Honyaku Center Projekte die von den Kunden geforderten kurzen Durchlaufzeiten bieten kann.

4. Sichere und bequem nutzbare maschinelle Übersetzung

Im Bereich der maschinellen Übersetzung (Machine Translation, MT) wurden in den letzten Jahren bemerkenswerte Fortschritte erzielt. Bei Honyaku Center ist man sich darüber im Klaren, dass der effektive Einsatz von MT eine entscheidende Rolle bei der effizienteren Gestaltung von Arbeitsabläufen, der Kostensenkung und der Qualitätssicherung spielt. Phrase TMS war eine der ersten Plattformen, die MT-Integration bot, und diese Integration wurde ständig erweitert. Heute unterstützt Phrase TMS mehr als 30 Engines für maschinelle Übersetzung.

Bei Honyaku Center war man besonders beeindruckt von der in Phrase TMS integrierten Qualitätsbewertung der maschinellen Übersetzung (Machine Translation Quality Estimation – MTQE). Diese Systemkomponente nutzt künstliche Intelligenz (KI), um die jeweils am besten geeignete MT-Engine für ein bestimmtes Projekt auszuwählen. Sie bewertet außerdem die Qualität der maschinellen Übersetzungen auf einer vierstufigen Skala und ermöglicht damit eine zuverlässigere Einschätzung der durch maschinelle Übersetzung zu erwartenden Vorteile in einem Projekt.

Die Zukunft

Seit der ersten Einführung von Phrase TMS im Honyaku Center sind etwa 10 Jahre vergangen, und das Unternehmen will auch in Zukunft auf Phrase TMS setzen. Honyaku Center schätzt insbesondere das Supportsystem von Phrase TMS, bei dem Meinungen und Rückmeldungen der Benutzer berücksichtigt werden; die QA-Funktionen zur Gewährleistung der Übersetzungsqualität sowie die proaktive Einführung fortschrittlicher Technologien wie MT und KI. Aus Sicht von Honyaku Center verfügt Phrase TMS über ein umfassendes Verständnis der Übersetzungsbranche und arbeitet kontinuierlich an der Entwicklung von Lösungen, die dem Wettbewerb einen Schritt voraus sind.