Vom Korrekturlesen auf Papier zu einem vollständig Cloud-basierten Workflow

Case study featured image Chizai Corporation | Phrase

Die Chizai Corporation ist ein Übersetzungsunternehmen, das sich auf Übersetzungen von Patenten und andere Übersetzungsprojekte im Zusammenhang mit geistigem Eigentum spezialisiert hat. In den 45 Jahren seit seiner Gründung hat das Unternehmen als „umfassender Dienstleister für geistiges Eigentum“ ein breites Spektrum an Dienstleistungen und Informationsprodukten mit dem Schwerpunkt auf Sprachdienstleistungen entwickelt.

In Ergänzung zu den Übersetzungsdienstleistungen erstellt das Unternehmen auch Zeichnungen für Patent- und Geschmacksmusteranmeldungen, führt Patentrecherchen durch, reicht im Auftrag seiner Kunden Anmeldungen aus dem Ausland ein, bietet Übersetzungskurse an und führt Seminare zu Fragen des geistigen Eigentums im Ausland durch. Weitere geschäftliche Aktivitäten haben Unternehmensbeziehungen zu China zum Gegenstand.

Auch in Zukunft wird die Chizai Corporation ihre Kunden durch Erweiterung der unternehmerischen Aktivitäten und die Erschließung neuer Geschäftsfelder unterstützen. Gleichzeitig wird sie die sich rasch verändernden Rahmenbedingungen für geistiges Eigentum (IP) in den USA und Europa sowie in Asien beobachten, wo mit einer Expansion in diesem Bereich zu rechnen ist.

Herausforderung

Rationalisierung eines komplexen manuellen Prozesses

Bevor die Chizai Corporation sich für den Einsatz von PhraseTMS entschied, stand sie vor zwei beträchtlichen administrativen Herausforderungen.

Zum einen war es schwierig, nach Abschluss der Übersetzung durch den Übersetzer bei einem Projekt nahtlos zur Korrekturphase überzugehen. Bevor mit dem Korrekturlesen begonnen werden konnte, waren viele administrative Arbeiten zu erledigen – beispielsweise der Ausdruck, ein Datenabgleich sowie die Aktualisierung des Projektstatus in einer Datenbank.

Zum anderen war die Abwicklung des redaktionellen Prozesses, bei dem ein Übersetzer seine Übersetzung nach dem Korrekturlesen noch einmal überarbeitet, kompliziert. Im Rahmen dieses Prozesses wurde der beauftragte Übersetzer telefonisch oder per E-Mail kontaktiert, um eine Überarbeitung anzufordern. Der Übersetzer erhielt dann die geprüfte Datei, und es wurde ein Abgabetermin festgesetzt. Der Übersetzer überarbeitete dann diese Datei und schickte sie zurück an die Chizai Corporation. Das Unternehmen wiederum druckte die korrigierte Datei erneut aus, aktualisierte die zugehörigen Daten sowie den Status der Datei in einer Datenbank. Im nächsten Schritt überprüfte der Korrekturleser die überarbeitete Datei und schickte sie erneut an das Unternehmen zurück, womit der ursprüngliche Einreichungsprozess sich wiederholte. Aufgrund der Komplexität dieses Verfahrens versuchten Projektmanager, eine erneute Texterfassung möglichst zu vermeiden.

Das Korrektorat war mit beträchtlichem Aufwand verbunden, da der Text erst korrekt formatiert werden musste, bevor er mit einem Word-Makro auf fehlende Ziffern geprüft wurde. Die Korrekturen erfolgten handschriftlich auf einer gedruckten Kopie der Übersetzung.

Darüber hinaus musste der Übersetzer beim Abtippen relevante Kommentare im Dokument anhand von Verweisen auf Seiten- und Zeilennummern finden und die eigentliche Korrektur dann anhand einer PDF-Datei durchführen – ein zeitraubender Prozess. In Hinblick auf die Situation wollte die Chizai Corporation eine Zunahme des auszutauschenden Datenvolumens unbedingt vermeiden.

All das änderte sich, als Chie Shibata, Mitglied der Translation IT Group des Unternehmens, bei einem Seminar Phrase TMS kennenlernte. „Da habe ich es verstanden“, erinnert sich Shibata. „Mit Phrase TMS würden wir in der Lage sein, fast alle diese Probleme zu lösen!“ Anschließend überzeugte sie die Unternehmensleitung, Phrase TMS ab November 2015 in der Übersetzungsabteilung für die Sprachrichtung Englisch > Japanisch einzuführen, die zu diesem Zeitpunkt aus zwei Projektmanagern und sechs Übersetzern und Korrekturlesern bestand.

Lösung

Ein voll ausgestattetes TMS

Sechs Schlüsselfunktionen von Phrase TMS ermöglichten es der Chizai Corporation, diese Herausforderungen zu meistern.

Cloud, Workflows und E-Mail-Automatisierung

Phrase TMS erlaubt es Übersetzern, Korrekturlesern und Übersetzungsagenturen, Dateien für die Bearbeitung in der Cloud bereitzustellen. Diese müssen dazu lediglich hochgeladen werden. Mit der Workflow-Funktionalität können Projektmanager ein Projekt dann den Übersetzern und Korrekturlesern zuweisen. Wenn ein Teammitglied seine Arbeit beendet hat, sendet Phrase TMS automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an die nächste Person im Workflow.

Die Verwendung dieser Funktionen erlaubt es der Chizai Corporation, im Übersetzungs- und Korrekturprozess auf das Ausdrucken zu verzichten und mit dem Korrekturlesen zu beginnen, sobald die Übersetzungen abgeschlossen sind. Die von Anfang an geplante Integration der Überarbeitungs-Anforderungen in den Workflow ermöglichte es dem Unternehmen auch, den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Zweisprachige Anzeige, Kommentare und QA-Prüfungen

Phrase TMS stellt die hochgeladenen Dokumente Satz für Satz in einem zweisprachigen Layout dar. Damit wird nicht nur den Arbeitsaufwand für Übersetzer vermindert. Es ist auch nicht mehr notwendig, sich bei Fragen und Bearbeitungsschritten auf Seiten- und Zeilennummern zu beziehen. Stattdessen können Benutzer Kommentare zu bestimmten Segmenten direkt in Phrase TMS an der entsprechenden Stelle einfügen.

Als es darum ging, in welcher Form Kunden Notizen zu Übersetzungsprojekten erhalten sollten, arbeitete Shibata mit dem Phrase TMS-Team zusammen. Hier entstand die Idee, ein Makro zu erstellen, das Kommentare aus einer von Phrase TMS erzeugten Word-Datei sammelt und hieraus einer Übersetzungsnotizen-Datei darstellt. Dadurch gestaltete sich die Auslieferung der fertiggestellten Übersetzungen nochmals einfacher und effizienter.

Weiterhin konnte die Chizai Corporation auf das bislang zur Überprüfung von Ziffern verwendete Makro verzichten. Stattdessen wird nun die entsprechende Qualitätsprüfungs-Funktion des Phrase TMS Editors genutzt. Damit kann das Unternehmen auch auf das zeitraubende Formatieren übersetzter Texte vor dem Korrekturlesen verzichten.

Phrase TMS ist selbst für Anfänger einfach zu bedienen: Wenn man auf eine Schaltfläche klickt, weiß man bereits, was passieren wird. Bislang war die Kommunikation mit Übersetzern und Korrektoren für uns immer problematisch. Durch den Datenaustausch in der Cloud ist für uns nun ein Traum in Erfüllung gegangen. Dank Phrase TMS verkürzt sich die Zeit für das Korrekturlesen um etwa ein Drittel, und die Notwendigkeit, Daten zwischen den Teammitgliedern auszutauschen, entfällt praktisch komplett. Auch schätzen wir die schnelle Reaktionszeit und die attraktive Preisgestaltung.

Chie Shibata

Translation IT Group

Vorteile

Ausweitung der Verwendung von Phrase TMS

Nachdem die Chizai Corporation Phrase TMS in ihren Übersetzungsworkflow integriert hatte, konnten die folgenden wichtigen Vorteile identifiziert werden:

  • Der Zeitaufwand für das Korrekturlesen wurde um 35 % reduziert.
  • Der Zeitaufwand für den Datenaustausch konnte beinahe auf Null reduziert werden (Verminderung um 90 %).

Die Korrekturzeit wurde somit um 35 % verkürzt. Darüber hinaus entfällt der Zeitaufwand für den Datenaustausch zwischen Übersetzern, Korrektoren und internen Mitarbeitern nahezu vollständig. Seit der Umstellung beschränkt sich der technische Vorgang auf das Hochladen des Quelldokuments und das Herunterladen der fertigen Übersetzung.

Nach der reibungslosen Implementierung von Phrase TMS in der relativ kleinen Übersetzungsabteilung für die Sprachrichtung Englisch >Japanisch entschloss sich die Chizai Corporation im April 2018 dann, Phrase TMS auch in der großen Abteilung für die Sprachrichtung Japanisch > Englisch einzusetzen.

Herausforderungen und Lösungen beim Ausbau der Implementierung

In der größeren Übersetzungsabteilung für die Sprachrichtung Japanisch > Englisch verlief die Implementierung von Phrase TMS nicht so reibungslos wie erhofft. Ein Grund dafür waren Herausforderungen beim Training. Im Gegensatz zur englisch-japanischen Abteilung, in der es viele erfahrene Anwender gegeben hatte, kannten die Übersetzer und Korrektoren der japanisch-englischen Abteilung die Software noch nicht. Die Chizai Corporation teilte diese Benutzer in kleine Gruppen von jeweils etwa drei Personen ein. Jede Gruppe erhielt dann eine detaillierte Einführung in Phrase TMS. Das Unternehmen erstellte auch ein Tutorial-Video, das jederzeit abgerufen werden kann, und es wurde ein Testprojekt in Phrase TMS angelegt.

Als die Anzahl der Projekte zunahm, wurde es für die Projektmanager zu aufwendig, die Einstellungen für jedes neue Projekt manuell zu bestätigen. Um den Aufwand bei der Projekterstellung zu reduzieren und die Schulungen zu vereinfachen, erstellte das Unternehmen außerdem Projektvorlagen.

Dokumentenvorbereitung und -nachbearbeitung

Aufgrund der Vielzahl der Dateiformate und Spezifikationen, die bei Übersetzung aus dem Japanischen ins Englische zu berücksichtigen waren, benötigte die Chizai Corporation Makros, mit denen die Ausgabedateien für jeden Kunden vor- und nachbearbeitet wurden.

Ein weiteres Problem, das bei englischen und japanischen Dokumenten immer wieder auftrat, waren Tabellen und Formeln, die nur als eingebundene Grafiken vorlagen. Die Texte in diesen Grafiken konnten nicht ohne weiteres in Phrase TMS importiert werden. Die Lösung bestand darin, für solche Dokumente neue Tabellen und Formeln zu erstellen und diese vor der Übersetzung als Textfelder einzufügen.

Früher hatte die Chizai Corporation auch Makros verwendet, um die Darstellung von Leerzeichen und Tabulatoren in übersetzten Dateien zu korrigieren. Inzwischen benötigt das Unternehmen diese Makros nicht mehr, denn es kann nun die Funktionen zur Qualitätsprüfung (QA) in Phrase TMS nutzen. Dabei wird ein benutzerdefinierter regulärer Ausdruck verwendet, mit dem Phrase TMS Probleme bei Leerzeichen und Tabulatoren identifizieren kann.

Überlegungen zur weiteren Expansion

Angesichts der gestiegenen Bedeutung von Telearbeit während der Coronavirus-Pandemie beschloss die Chizai Corporation im Jahr 2020, die Nutzung von Phrase TMS auszuweiten, um die Effizienz bei der Projektabwicklung weiter zu verbessern.

Zwei Faktoren spielten hierbei eine große Rolle. Einer davon war – wie im vorherigen Abschnitt erwähnt – das Training der Benutzer. Sie erhalten im Rahmen des Möglichen eine sorgfältige Einzelschulung.

Weiterhin sollten durch die Nutzung von Phrase TMS die Projektmanager entlastet werden. Bei einer zunehmenden Anzahl von Übersetzungsprojekten wird es für Projektmanager zunehmend schwerer, alle Einzelschritte – von der Vorbereitung der Quelldokumente bis zur Lieferung der fertigen Übersetzungen – zu steuern. In Hinblick auf diese Herausforderung entschied sich das Unternehmen für die Verwendung von Box.

Erstellen von Projekten durch Box-Verbindungen

Box ist ein Cloud-Speicherdienst für professionelle Anwender. Es gibt eine Vielzahl solcher Cloud-Speicherdienste, darunter Google Drive, Dropbox und OneDrive. Die Chizai Corporation hat sich wegen der unbegrenzten Kapazität für Box entschieden.

Die Nutzung von Box ermöglicht es dem Unternehmen, mehrere Personen parallel an einem Projekt arbeiten zu lassen. Informationen zu einer Anfrage werden in eine Datenbank eingegeben; es wird ein Übersetzer gesucht; das Dokument wird für die Übersetzung vorbereitet, und es wird auf Phrase TMS hochgeladen.

Da die Teammitglieder außerdem den Cloud-Dienst zum Austausch von Dateien nutzen können, kann der gesamte Prozess von Anfang bis Ende in der Cloud abgewickelt werden. Das Unternehmen ist auch sehr zufrieden mit den Benachrichtigungsfunktionen von Phrase TMS und Box, die automatisch die entsprechenden Teammitglieder benachrichtigen, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist.

Die Chizai Corporation ist sich der Herausforderungen komplexer Übersetzungsprojekte bewusst. Ihre Offenheit für moderne Lösungen führte sie zu Phrase TMS – einem Partner, der die Chizai Corporation bei der Implementierung neuer Verfahren und der effizienteren Abwicklung ihrer Projekte unterstützen konnte. Die Chizai Corporation ist davon überzeugt, dass ihre Expertise und ihr zukunftsorientiertes Denken in Kombination mit dem Komfort und den innovativen Funktionen von Phrase TMS vielversprechende Perspektiven in einer sich ständig verändernden, globalen Welt eröffnen.

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