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Die Auswahl des richtigen Übersetzungsmanagementsystems

Die Auswahl des richtigen Übersetzungsmanagement-Systems (Translation Management Systems; TMS) kann ein langwieriger Prozess sein. Dabei ist auch zu beachten, dass es wahrscheinlich für kein Unternehmen das „perfekte“ TMS gibt. Gleichwohl kann sich ein bestimmtes System aufgrund seiner Leistungsmerkmale für Ihr Unternehmen besser eignen als ein anderes. Mit dem folgenden Artikel wollen wir Sie bei der Priorisierung und Strukturierung Ihrer Anforderungen an ein TMS unterstützen, sodass Sie die richtige Entscheidung für Ihre Lokalisierungsstrategie treffen können.

Die Auswahl des richtigen Übersetzungsmanagementsystems

Interessengruppen und Rollen definieren

Sie sollten zunächst die wichtigsten Stakeholder an einen Tisch bringen, die mit Übersetzungsmanagementsystem (TMS) arbeiten werden. Binden Sie diese Stakeholder von Anfang an in die Entscheidungsfindung ein, damit es nicht in einer späteren Projektphase zu Konfrontationen und Reibungen kommt. Vergessen Sie auch nicht, die Person zu identifizieren, die das letzte Wort bei der Auswahl des TMS hat, um Blockaden zu vermeiden. Diese Person sollte mit Ihrer Lokalisierungsstrategie vertraut sein – im Idealfall in Form einer überzeugenden Dokumentation. Damit ist gewährleistet, dass das Projekt sich an klar definierten Prozessen und Zielen orientiert. Sobald Sie Ihr Team zusammengestellt haben, sollten Sie ein Dokument anlegen, in dem Sie den Projektverlauf und die getroffenen Entscheidungen aufzeichnen. Wenn eine Entscheidung dann zu einem späteren Zeitpunkt in Frage gestellt wird, können Sie jederzeit auf diese Dokumentation zurückgreifen.

Priorisieren

Bei der Auswahl des TMS sollte ganz am Anfang eine priorisierte Liste von Funktionen stehen. Wie kommen Sie zu einer solchen Liste? Lassen Sie die beteiligten Interessengruppen eine Liste von Funktionen erstellen, die sich in „Gewünscht“, „Erforderlich“ und „Unverzichtbar“ unterteilt. Hier wird vermutlich jeder Beteiligte bestimmte persönliche Wünsche zunächst einmal als „unverzichtbar“ kategorisieren. Hier sollten Sie keine Auseinandersetzung suchen, sondern mit einem logisch nachvollziehbaren Bewertungssystem arbeiten. Stellen Sie eine zentrale Liste aller zu berücksichtigenden Funktionen zusammen und weisen Sie dann in der Gruppe jedem einzelnen Feature einen numerischen Relevanzwert zu (wir selber sind große Fans von 5-Sterne-Rankings). Dieser Schritt kann einige Zeit in Anspruch nehmen, da einzelne Stakeholder in der Regel verschiedene Meinungen haben und diese darlegen wollen. Aber die Arbeit lohnt sich: Sie halten am Ende dieser Phase eine klare und logische Liste der gemeinsam identifizierten Prioritäten in den Händen. Sie wird Ihnen über den gesamten Prozess hinweg als Leitfaden dienen und, wenn Sie sich daran halten, eine Menge Kopfschmerzen ersparen.

Geeignete Kandidaten finden

Wenn Sie einfach bei Google oder einer anderen Suchmaschine nach dem „besten Übersetzungsmanagementsystem“ suchen, werden Sie eine Liste von Unternehmen mit erfolgreichen Marketingabteilungen sehen – dies sind nicht zwangsläufig die Anbieter der besten Lösungen. Wir möchten Ihnen als Ausgangspunkte die TMS-Übersicht bei Nimdzi oder die Language Technology Directory von GALA empfehlen. Lassen Sie sich Zeit, um die vorgestellten Kandidaten mit Ihrer Prioritätenliste zu vergleichen. Am Ende dieses Prozesses wird wahrscheinlich eine überschaubare Zahl von Kandidaten bleiben.

RFI/RFP

Bitten Sie die in Frage kommenden Anbieter auf Ihrer Shortlist zunächst im Rahmen einer Leistungsanfrage um eine Selbsteinschätzung (Request for Information, RFI). Vergleichen Sie die erhaltenen Informationen mit Ihrer Anforderungsliste und streichen Sie jene Anbieter, die Ihre Anforderungen nicht erfüllen. Die verbleibenden Unternehmen werden dann bei der Ausschreibung berücksichtigt. In dieser Phase sollten Sie sich mit Preismodelle und Funktionsbeschreibungen beschäftigen. Achten Sie dabei auf verborgenen Kosten oder Nutzungsbeschränkungen. Am Ende dieses Prozesses sollten nicht mehr als drei bis fünf Optionen verbleiben.

Demo

Nun ist es an Zeit, jedes TMS in einer Live-Demo zu erleben. Sie sollten hierfür eine Auswahl von Test-Texten bereithalten, mögliche Anwendungsszenarien durchdenken und Ihre Erwartungen hinsichtlich der Ergebnisse formulieren. Denken Sie auch daran, dass jeder Anbieter bei einer Demo das System von seiner bestmöglichen Seite zeigen wird. Stellen Sie Fragen zu Funktionen, die Sie mit Sicherheit verwenden werden und bringen Sie Probleme zur Sprache, mit denen Sie rechnen. Bewerten Sie anschließend das Gesehene anhand Ihrer priorisierten Feature-Liste. Auch, wenn Sie in dieser Phase noch keine Entscheidung für oder gegen einen bestimmten Anbieter treffen, sollten Sie wertvolle Einblicke zu Aspekten wie Benutzeroberfläche, Benutzererfahrung und Kundenbetreuung gewinnen.

Testen

Diese Phase ist Ihre Chance, die Funktionen und Module der einzelnen Systeme selber auszuprobieren – und herauszufinden, ob alles wirklich so einfach ist, wie es in der Demo aussah. Ihre Tests sollten den gesamten Übersetzungs-/Lokalisierungsprozess Ihres Unternehmens abbilden. Scheuen Sie sich auch nicht, den TMS-Anbieter gegebenenfalls um Unterstützung zu bitten. Testen Sie Schnittstellen zu anderen Systemen, den Import von Translation Memorys, Umfang und Qualität der Importfunktionen, Qualitätsprüfungsfunktionen usw. Dies ist die Phase, in der sich Experimentieren lohnt. Testen Sie alle Funktionen, die Sie aller Voraussicht nach später verwenden werden. Am Ende der Testphase sollten Sie wieder Ihre priorisierte Feature-Liste heranziehen. Im Idealfall liegen dann ein oder zwei Kandidaten an der Spitze.

Abwägen

Die Einführung eines Übersetzungsmanagementsystems kann große Vorteile bringen. Bedenken Sie aber, dass auch Produktivitätseinbußen möglich sind. In dieser Phase sollten Sie analysieren, ob es zu „Reibungsverlusten“ kommt. Testen Sie hierzu Teile Ihres Lokalisierungsprozesses isoliert voneinander und analysieren Sie Unterschiede in der Segmentierung, den unterstützten Dateiformaten und Sprachen sowie Änderungen am Prozess selber.

Vergessen Sie auch nicht die Rentabilitätsrechnung. Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten des avisierten Systems für zwei bis fünf Jahre und beziehen Sie bei der Ermittlung des Gesamtnutzens auch Kosten für die Migration und Risikominderung mit ein.

Entscheiden

Wenn Sie während des gesamten Prozesses auf der Grundlage Ihrer priorisierten Liste vorgegangen sind, sollte der ideale Kandidat am Ende nahezu zwingend feststehen. Wenn Sie sich noch nicht entscheiden konnten, bitten Sie um eine Verlängerung der Test- oder Pilotphase. Fragen Sie auch, ob es Referenzkunden gibt, die bereit sind, Ihnen über ihre Erfahrungen mit dem betreffenden System Auskunft zu geben. Bei der endgültigen Entscheidung sollten Sie sich sicher fühlen. Scheuen Sie sich also nicht, im Zweifelsfall mehr Zeit, weitere Informationen oder Unterstützung anzufordern.